Archive for September 2nd, 2008

Proje Yönetimi – Açık Yöntemler

Tuesday, September 2nd, 2008

Özgür/Açık Proje Yönetimi’ne ulaşmak (eğer böyle bir kavram veya anlayış yaratacaksak) için benim “arkaik” olarak nitelendireceğim, hiyerarşik ve otoriter anlayış yerine daha katılımcı ve demokratik(tabi bir yere kadar) bir anlayış, dikey organizasyon yerine de yatay bir proje organizasyonu kurmak söz konusu olabilir. Ama bunun gibi “yapılanma” ile ilgili değişiklikler bile o projeyi özgür proje anlayışına bir yere kadar yaklaştırır. Asıl ulaşmak istenilen nokta için ise yöntemlere odaklanmak gerekiyor.

Planlama aşaması tamamlanmış veya süreç içinde planlaması devam eden(rolling wave planning) bir projenin veya öngörülen bir çalışmanın asıl sınav vereceği noktalar genellikle olumsuz durumların ortaya çıktığı veya beklenilmeyen gelişmelerin gerçekleştiği durumlar oluyor. Zaten herhangi bir sorunla karşılaşılmayan yani bir anlamda dikensiz gül bahçesinde yürüyen projeler çok nadirdir. İşte projelerin başarısı konusunda hayati öneme sahip bu noktalardaki “davranışlar veya olumsuz durum nasıl yönetileceği” üzerinde önemle durulması gereken bir konu. Kendisi de başlı başına bir araştırma alanı olan “çatışma yönetimi’” nden başlayalım. Tabi “çatışma yönetimini” burada sadece proje içi “çatışma yönetimi veya çözümü” olarak ele alabiliriz. Konunun akademik boyutunu “oyun teorisi” üzerine kafa yoran akademisyenlere bırakalım.

Genel ve doğru bir kabul vardır: “iki veya daha fazla kişinin bulunduğu her ortamda çatışma kaçınılmazdır”. Dolayısıyla bizim içinde yer alacağımız veya yöneteceğimiz her proje ekibinde de eninde sonunda bir “çatışma” durumu ile karşılaşmamız kaçınılmaz. “Çatışma” durumlarında öncelikle çatışmanın çözümü eğer çözülemiyorsa da çatışmanın yönetimi esastır. Tüm bu süreç içinde de grubun “çatışma kültürü” önemli bir parametre olmasına rağmen o konuya (çatışma kültürü ve bu kültürü değiştirmek) girmeyelim.

Çatışma durumu ile karşılaşıldığında bireylerin veya ekiplerin sergilediği tipik davranışlar söz konusudur. Bunlardan biri mesela “çatışmaktan kaçınmak” tır. Diğeri ise “çatışmayı gizlemek”. Bir diğeri ise “çatışmayı” uzlaşı, rekabet veya erteleme gibi yöntemlerle “bir şekilde” çözmek. Proje içinde “çatışmaktan kaçınmak”, “çatışmayı gizlemek” vb yöntemleri rahatlıkla kapalı yöntemler olarak adlandırabiliriz. Mesela “çatışmayı gizlemek” hiçbir şekilde sorunu ortadan kaldırmayacak ve birgün başka sorunlara da yol açarak ortaya çıkacaktır. Keza “çatışmaktan kaçınmak” ise çatışmaya hiçbir şekilde dahil olmak istemeyen, çatışma durumlarında tarafsız kalan bir kültür demek ki bu aynı zamanda “çatışmaktan” doğan enerji ve yeni fikirler gibi şeylerden projenin faydalanamaması demek. Çatışmayı gizlemek ise aynı zamanda bu çatışmanın adı konulmadan ve üzerine açık şekilde konuşulmadan var olması demek ki aynı zamanda proje için tehlikeli olabilecek gruplaşmalar ve dedikodu gibi mekanizmaları harekete geçirir ve gergin ortamlar yaratır. Bunlarda yine kapalı yöntemler sınıfına dahil.

Bunlara karşılık çatışmayı proje ekibi ile ortaya çıktığı anda fazla geciktirmeden konuşmak(açık iletişim), çatışma çözüm yöntemlerinden o çatışma için uygun olan birini kullanarak (bunlara erteleme dahil) çözüme ulaşmaya çalışmak ve gerginlik ile ortaya çıkabilecek üretkenlik azalmasının önüne geçmek mümkün. Burada en önemli olan konu çatışmaya “açık” bir şekilde yaklaşmak ve bunu tüm ekip üyeleri ile beraber paylaşmak ve onları da açık bir şekilde bilgilendirmek. Çünkü açık iletişimin olduğu ve somut bilginin ortada olduğu ortamlarda gruplaşmalar ve dedikodu mekanizmaları kendilerini büyütecek uygun ortamı bulamazlar.

Bir yöntem meselesi…