Özgür/Açık Proje Yönetimi’ne ulaşmak (eğer böyle bir kavram veya anlayış yaratacaksak) için benim “arkaik” olarak nitelendireceğim, hiyerarşik ve otoriter anlayış yerine daha katılımcı ve demokratik(tabi bir yere kadar) bir anlayış, dikey organizasyon yerine de yatay bir proje organizasyonu kurmak söz konusu olabilir. Ama bunun gibi “yapılanma” ile ilgili değişiklikler bile o projeyi özgür proje anlayışına bir yere kadar yaklaştırır. Asıl ulaşmak istenilen nokta için ise yöntemlere odaklanmak gerekiyor.

Planlama aşaması tamamlanmış veya süreç içinde planlaması devam eden(rolling wave planning) bir projenin veya öngörülen bir çalışmanın asıl sınav vereceği noktalar genellikle olumsuz durumların ortaya çıktığı veya beklenilmeyen gelişmelerin gerçekleştiği durumlar oluyor. Zaten herhangi bir sorunla karşılaşılmayan yani bir anlamda dikensiz gül bahçesinde yürüyen projeler çok nadirdir. İşte projelerin başarısı konusunda hayati öneme sahip bu noktalardaki “davranışlar veya olumsuz durum nasıl yönetileceği” üzerinde önemle durulması gereken bir konu. Kendisi de başlı başına bir araştırma alanı olan “çatışma yönetimi’” nden başlayalım. Tabi “çatışma yönetimini” burada sadece proje içi “çatışma yönetimi veya çözümü” olarak ele alabiliriz. Konunun akademik boyutunu “oyun teorisi” üzerine kafa yoran akademisyenlere bırakalım.

Genel ve doğru bir kabul vardır: “iki veya daha fazla kişinin bulunduğu her ortamda çatışma kaçınılmazdır”. Dolayısıyla bizim içinde yer alacağımız veya yöneteceğimiz her proje ekibinde de eninde sonunda bir “çatışma” durumu ile karşılaşmamız kaçınılmaz. “Çatışma” durumlarında öncelikle çatışmanın çözümü eğer çözülemiyorsa da çatışmanın yönetimi esastır. Tüm bu süreç içinde de grubun “çatışma kültürü” önemli bir parametre olmasına rağmen o konuya (çatışma kültürü ve bu kültürü değiştirmek) girmeyelim.

Çatışma durumu ile karşılaşıldığında bireylerin veya ekiplerin sergilediği tipik davranışlar söz konusudur. Bunlardan biri mesela “çatışmaktan kaçınmak” tır. Diğeri ise “çatışmayı gizlemek”. Bir diğeri ise “çatışmayı” uzlaşı, rekabet veya erteleme gibi yöntemlerle “bir şekilde” çözmek. Proje içinde “çatışmaktan kaçınmak”, “çatışmayı gizlemek” vb yöntemleri rahatlıkla kapalı yöntemler olarak adlandırabiliriz. Mesela “çatışmayı gizlemek” hiçbir şekilde sorunu ortadan kaldırmayacak ve birgün başka sorunlara da yol açarak ortaya çıkacaktır. Keza “çatışmaktan kaçınmak” ise çatışmaya hiçbir şekilde dahil olmak istemeyen, çatışma durumlarında tarafsız kalan bir kültür demek ki bu aynı zamanda “çatışmaktan” doğan enerji ve yeni fikirler gibi şeylerden projenin faydalanamaması demek. Çatışmayı gizlemek ise aynı zamanda bu çatışmanın adı konulmadan ve üzerine açık şekilde konuşulmadan var olması demek ki aynı zamanda proje için tehlikeli olabilecek gruplaşmalar ve dedikodu gibi mekanizmaları harekete geçirir ve gergin ortamlar yaratır. Bunlarda yine kapalı yöntemler sınıfına dahil.

Bunlara karşılık çatışmayı proje ekibi ile ortaya çıktığı anda fazla geciktirmeden konuşmak(açık iletişim), çatışma çözüm yöntemlerinden o çatışma için uygun olan birini kullanarak (bunlara erteleme dahil) çözüme ulaşmaya çalışmak ve gerginlik ile ortaya çıkabilecek üretkenlik azalmasının önüne geçmek mümkün. Burada en önemli olan konu çatışmaya “açık” bir şekilde yaklaşmak ve bunu tüm ekip üyeleri ile beraber paylaşmak ve onları da açık bir şekilde bilgilendirmek. Çünkü açık iletişimin olduğu ve somut bilginin ortada olduğu ortamlarda gruplaşmalar ve dedikodu mekanizmaları kendilerini büyütecek uygun ortamı bulamazlar.

Bir yöntem meselesi…

“Önemli olan varılan nokta değil, yürünen yoldur” sözü her ne kadar bazı konular için geçerli olsa da konu proje yönetimi olunca tam anlamıyla geçerli olamıyor. Sonuçta “proje yönetimi” söz konusu olduğunda varılan nokta, üretilen ürün veya hizmet ayrı bir önem taşıyor. Ama bu durum tabi ki sadece sonuç odaklı bir anlayış demek değil. Proje yönetiminde en verimli sonuçlar yürünen yolun doğru seçildiği ve varılacak noktanın yürünen yol boyunca gözönünde bulundurulduğu durumlarda ortaya çıkıyor.

Pazar sabahının mahmurluğu içinde, uzun bir aradan sonra, günlükleri okurken sevgili Bora Güngören’in günlüğündeki “Özgür proje tamam da özgür yönetim nasıl olacak” başlıklı girdilerini okudum. Bora günlüğünde “özgür proje yönetiminin” nasıl bir şey olması gerektiğini incelemiş.

“Madem ki özgür yönetimi proje içindeki kararların ve seçilecek yolların belli bir esneklik içinde o işten sorumlu kişilere bırakıldığı bir karşılıklı güven ortamı olarak tanımlıyoruz, o zaman bu ortamı nasıl gözlemleriz nasıl yakalarız ve eksikleri nasıl görürüz bunları da takip etmek gerekli.” diyor Bora.

Belirttiği birçok noktaya katılmakla beraber benim söylemek istediğim konu biraz farklı. Yani aslında “özgür proje yönetimi” diye bir kavrama gerek var mı?

Bugün 30-40 yıllık gelişim sürecinin ardından oluşan birikim ve kurumların deneyimlerinin gözönünde bulundurulmasıyla oluşmuş ve süreç içinde kendini sürekli yenileyen gelişen ve değişen koşullara göre yeni eklemeler yapılan hemen hemen evrensel sayılabilecek “proje yönetimi” ilkelerini düşündüğümüzde bunların ihtiyaca göre tam ve eksiksiz uygulanması bize aslında “özgür proje yönetimi” dediğimiz şeyi vermez mi?

Bugün “modern yönetim teorileri”, “risk analiz methodları”, “geri besleme mekanizmaları”, “proje içi/dışı iletişim kanallarının”, “kalite anlayışının” ve “yaşam döngüsü” vb. kavramlarının ekip içinde ve proje ile alakalı olan tüm katmanları kapsayacak şekilde kullanıldığında yine özgür yönetim dediğimiz kavrama yaklaşmış olmaz mıyız?

Modern proje yönetim yöntemleri de keza “proje içindeki kararların ve yöntemlerin ekip içinde ekip ile beraber alınması” gerektiğini söylüyor. Belli bir sistem dahilinde karar mekanizmalarına katılımın kolay olması, geri beslemeler önündeki tüm engellerin kaldırılması, eleştiri/öneri yöntemlerinin ekip tarafından verimli kullanılması ve proje yöneticisinin de tüm bu mekanizmaların düzgün işlemesi için elinden gelen çabayı göstermesi ve ekip/proje içindeki iletişimin en üst seviyeye taşınması bizi olması gereken yani özgür proje yönetimine daha da yakınlaştırır.

Özgür yönetim anlayışından bahsettiğimizde “karar mekanizmalarına katılımın açık olması” kadar proje içindeki olası çatışma ve anlaşmazlıkların çözüm yönetimin de şeffaf ve taraflara kendi tezlerini sunma imkanı vermesi, karar alma durumunda ki insanların da bu kararlarda objektif, gerçekçi ve proje yararına(kamu yararını ihlal etmediği sürece) davranması gerekmektedir.

Diğer bir nokta ise geri besleme mekanizmalarının tasarlanma biçimidir. Proje yöneticisinin proje üyelerinin performansını değerlendirmesi ne kadar doğal ise, aynı methodla proje katılımcıları da (360 kuralı) proje yöneticilerinin performansını değerlendirebilmelidir.(aynı zamanda karşılıklılık ilkesi). Ki bu durum zaten modern performans değerlendirme yöntemlerinde vardır. Bu performans değerlendirmelerinin nasıl kullanılacağı ise (meritokrasi veya başka methodlar) ayrıca irdelenebilir tabi.

Sonuç olarak gelişen ve değişen koşullara en iyi ve en hızlı cevabı verebilmek, ekip çalışmasının önemini bilmek, modern yönetim anlayışlarını göz önünde bulundurmak, geri besleme mekanizmalarını tüm ekip ile beraber hazırlamak ve katılım düzeylerini arttırmak, performans değerlerdirmelerini yukarıdan-aşağıya doğru yapmak yerine 360 derece sistemiyle yapmak, eleştiri ve öneri sistemini geliştirmek ve yapılan eleştiri ve önerilerin kişisel algılanmaması bilincini arttırmak vs. gibi yönetim/performans anlayışlarını projelere uygulamak zaten “proje yönetimini” ‘nin olmazsa olmazları değil midir?

Konu içerik itibariyle oldukça geniş bu sebeple bazı konuları başlı başına incelemekte fayda var. Önümüzdeki günlerde bu konuyla ilgili birşeyler daha yazmakta fayda var.

———